Ana Luiza Silva da Silva
Essa semana transcrevo na íntegra o texto de Ana Luiza, nossa consultora de agendamento e que tão bem consegue administrar o tempo de nossa equipe. Em minha opinião, não haveria pessoa mais apropriada para tratar desse tema. Segue o artigo!
Ei, você aí… você é dono do seu dia ou dia é dono de você por completo? Mas o que seria ser dono do seu tempo? Nossa vida é cheia de compromissos em função dos vários papéis que ocupamos: trabalho, família, comunidade, estudos, lazer, etc. São tantos papéis, e, junto com eles, muitos compromissos. Cada um desses papéis consome nosso tempo e, muitas das vezes, vejo pessoas chegando ao final de um mês sem ter dado conta de fazer sequer a metade desses compromissos, então, fica a pergunta: por que algumas pessoas dão conta e outras não?
A resposta está no planejamento! Por mais que você pense que não, nossa vida é feita de rotinas, e, se existem rotinas, elas são possíveis de serem planejadas.
No artigo de hoje vou falar sobre algo relativamente simples de compreender, mas, para muitos, complicado de fazer. Espero que depois deste artigo, essa complicação desapareça.
Para começar, vamos falar de uma ferramenta tecnológica, ultramoderna e que acabou de ser inventada: agenda de papel, lápis e borracha. Isso mesmo, a boa e velha agenda de papel ainda funciona que é uma beleza, mas, você pode se valer também de ferramentas tecnológicas como por exemplo, a agenda do seu celular. Vocês verão aqui, que a ferramenta não importa, mas sim a sua disciplina em planejar o seu tempo estabelecendo o que é importante e o que você quer que aconteça no seu dia a dia. Vamos falar então de como planejar uma agenda corretamente.
Sou consultora de agendamento na MF GESTÃO DE NEGÓCIOS, onde administro agenda de cinco consultores e que devem estar presentes mensalmente em nossos mais de 40 clientes, e é a partir dessa experiência, que passo a dividir com vocês como faço para fazer nossos consultores darem conta de tantas demandas.
Quem aí já ouviu essa frase? Todo começo tem um início, ou todo início tem um começo. E assim é o início da administração da agenda: um compromisso, uma reunião, um horário reservado para assuntos particulares, um imprevisto… e, que de repente, se tornam compromissos, reuniões e tarefas que precisam de atenção e organização equilibrada. Ah! O equilíbrio! Essa palavra original do latin “aequilibrĭum”, e que significa: nível igual das balanças, ou seja, nivelar a demanda do solicitante com a oferta do solicitado, sem perder de vista o objetivo é o porquê daquele compromisso. Entender o porquê de um compromisso, irá definir a prioridade dele!
Por outro lado, não basta somente equilibrar as demandas e ofertas, pois, ao planejar uma agenda, é importante deixar um espaço para os imprevistos. Como próprio nome diz, imprevistos não podem ser previstos, claro! Entretanto, ao analisar nossa rotina, você verá que até os imprevistos são previsíveis, pois, dependendo do que fazemos, do perfil de cada pessoa, já sabemos que em algum momento, vai aparecer um “imprevisto” vindo daquela pessoa ou cliente.
Bom, se você já entendeu que o segredo para uma boa agenda é o planejamento somado à compreensão do todo, da visão geral daquilo que você deseja fazer ao longo de um período, qual seria o ponto de partida? Seguem algumas dicas valiosas.
- Tenha em mãos uma agenda física/papel no qual seja possível visualizar o mês completo, identificar os dias úteis, feriados e finais de semana.
- Não esquecer do lápis, borracha e um bom apontador, pois a agenda é “viva” e há possibilidades de mudanças com frequência.
- Faça o levantamento das demandas pré-existentes, inclusive com viagens particulares ou de trabalho, eventos e compromissos importantes que você gostaria de participar, etc.
- Estabeleça a duração e um intervalo entre um compromisso e outro, lembrando que esta tarefa é personalizada de acordo com cada demanda;
- Mapeie as demandas de acordo com as particularidades de cada solicitação.
- Identifique o grau de urgência de cada solicitação: para isso você deverá ter a visão do todo, lembra?
- Faça contato com o solicitante, propondo o dia e horário;
- Após a confirmação do solicitante, valide o agendamento formalizando na agenda online, no qual este compromisso aparecerá no calendário do solicitante e do solicitado: crie o hábito de utilizar o Google agenda do celular, e faça dele, o plano de voo do seu dia.
- Não se esqueça de escrever na agenda de papel (aquela que você consegue ver o mês inteiro, lembra?) a demanda que foi validada, evitando riscos de efetuar agendamentos duplicados e gerar conflitos. Essa agenda te dará a visão do todo!
- Prepare-se para lidar com os imprevistos do dia a dia, que podem impactar no cronograma e gerar um retrabalho.
- Melhore o seu poder de negociação e use sua experiência com situações anteriores, jamais ignorando o seu sexto sentido. Quando seu coração não sentir leveza e segurança para promover ou decidir algo, pare e reflita, dividindo essa situação com a pessoa para a qual você está fazendo agenda.
- Em situações delicadas, evite tomar decisões sem antes pensar, pensar e pensar. Isso pode te livrar de conflitos e desgastes futuros.
- Seja dono e proprietário da agenda, não permita em hipótese alguma que agendamentos sejam realizados sem a sua permissão pois só você sabe do “cenário completo por traz dos bastidores”.
- Por último, e não menos importante, lembre-se da empatia, que é a sua capacidade de se colocar no lugar do outro. Isso fará de você uma pessoa mais cordial para com as outras. Ser claro com as pessoas e dialogar expondo as situações reais e com transparência, é fundamental!
Bom, planejar uma agenda é como jogar xadrez, no qual o objetivo é dar o xeque mate no tempo escasso finalizando um período com a deliciosa sensação de ter cumprido tudo aquilo que você disse que iria fazer!
Bom fim de semana a todos!
#GESTAODOTEMPO#ORGANIZAÇÃO#PLANEJAMENTO
* Ana Luiza é Consultora de Agendamento na MF Gestão de Negócios
